第一章 总 则
第一条 为保证学院教育、教学工作顺利进行，满足全院各部门人员工作需要，本着厉行节约，降低行政运行成本的原则，结合学院实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于学院所有部门低值易耗材料采购管理。
第三条 本办法中的采购是指学院以各种方式有偿取得低值易耗材料的行为。
第四条 本办法所指低值易耗材料是单位价值在1000元以下，如办公用品、耗材、维修维护材料、工具、管理用具、劳动保护用品等的各种用具物品。
第五条 学院采购小组为低值易耗材料采购的组织管理机构。采购小组由分管院长、财务处、总务处、申请采购部门负责人组成，分管院长为组长，财务处负责日常工作。监察室应指定专人全程监督。
第二章 采购申请
第六条 年初各部门将已列入当年预算的低值易耗材料采购计划和预算上报财务分管院长审批。财务处对批复的采购计划进行审核，根据预算，落实资金来源，并将采购计划上报学院采购小组。
第七条 对未列入当年预算的低值易耗材料的采购，因工作或不可抗力因素确实需要实施的采购，申请采购部门须向分管院长提出采购计划，分管院长审查批准后，上报财务分管院长审批。财务处对批复的采购计划进行审核，根据预算，落实资金来源，并将采购计划上报学院采购小组。
第三章 采购程序
第八条 申请采购部门须向采购小组提供详细的低值易耗材料采购明细，注明货物的品牌、规格、型号、预计数量及预算价格，加盖部门公章。
第九条 采购小组对采购内容进行详细审核，广泛征集经销供应商，编制招标文件。
第十条 采购小组将采取邀请招标的方式，以电子邮件方式向经销供应商发出招标文件，招标文件须包括货物的品牌、规格、型号和预计数量等内容，其中预计数量仅供供应商投标参考（结算时以实际供货数量核定）。投标供应商须在规定时间将加盖公章的报价文件密封手持或邮寄至采购小组。报价文件包括：
1. 营业执照副本复印件；
2. 税务登记证复印件；
3. 营口理工学院低值易耗材料报价表；
4. 产品质量承诺书。
第十一条 根据单位品种投标价格，采购小组确定最低单位价格的投标供应商为该品种的中标供应商。
第十二条 如单位品种出现相同最低报价，采购小组将确定中标品种最多的投标供应商为该品种的中标供应商。
第十三条 采购小组将中标结果通过电子邮件方式发至中标供应商，中标供应商如无异议，加盖公章并传真至采购小组。
第十四条 如果中标供应商放弃中标资格，则选取报价次低的投标供应商为该品种的中标供应商，依此类推。
第十五条 采购小组将中标结果在院内公示3天。
第十六条 根据招标和投标文件条款，采购小组协同使用部门与中标供应商签订合同。
第十七条 采购小组存档保管采购申请、招标文件、投标文件等。
第十八条 采购小组将中标明细传至各申请部门，申请部门负责人指定经办人专门负责与中标供应商联系。中标供应商须根据申请部门实际需求，按进度分批、分次供货。
第十九条 原则上每季度结算一次货款。
第四章 其它事项
第二十条 如发现中标供应商提供的货物存在质量问题，采购小组将有权终止采购合同，确定报价次低的投标供应商为中标供应商，依此类推。
第二十一条 对于未列入采购内容的货物需求，采购小组将与中标供应商以商询价方式进行采购，中标供应商应积极配合组织货源，货物价格不能高于市场同类货物价格。如中标供应商不能满足需求、采购条件，采购小组将向报价次低的投标供应商询价采购，依此类推。
第二十二条 对专业性较强、技术含量较高、需求量特别少而经销商又不能代购的低值易耗材料，使用部门上报采购小组汇总后，由使用部门、采购小组、监察部门、财务处联合一次性实地询价采购。
第二十三条 鼓励各部门适时采用网上询价的方式实施采购。
第五章 验收使用和管理
第二十四条 申请部门在接受货物时，须认真清点，严把质量关。发现质量有问题，应向采购小组报告，采购小组将按合同约定采取退货、更换或取消其该货物的供货资格。
第二十五条 在验收清点无误后，申请部门负责人及保管人员要在货物接受清单上签字，申请部门、财务处和供应商各留存一份，以此作为结算依据。具体结算报销程序如下：
（一）供应商根据供货清单开具货物发票，申请部门经办人、保管人及部门负责人在发票上签字；
（二）经办人将签字后的货物清单及发票报至财务处审核签字；
（三）经办人将签字后货物清单及发票上报分管财务院长审批签字；
（四）经办人在完成上述程序后到财务处报销。
第二十六条 各部门须在部门内部建立低值易耗品材料明细账，指定专人负责，所购材料先填写入库单记账入库，使用时填写出库单领用，年底结余的材料转下年使用。
第二十七条 各部门随时掌握库存材料的数量、质量和需求情况，科学确定，合理控制，保障供给。每年12月份，各部门负责对库存材料进行盘点，确保帐物相符，并上报总务处备案，总务处可抽查各部门库存材料。
第六章 监督检查和法律责任
第二十八条 采购小组人员在采购过程中，要坚持原则，维护国家、集体的利益，严禁暗箱操作，不得损公肥私。
第二十九条 采购小组人员在采购过程中，要接受监察室及群众的监督。
第三十条 对于采购过程中的违纪违规行为，将依据有关党纪、政纪给予当事人纪律处分；情节严重构成犯罪者，将被移送司法机关依法追究刑事责任。
第七章 附 则
第三十一条 低值易耗材料的招标采购每年组织一次，当年有效。
第三十二条 小型维修的采购参考本办法进行。
第三十三条 本办法由财务处负责解释。
第三十四条 本办法自2014年1月1日起施行。
